Học viện Quốc tế Shuto Nisshin nỗ lực xử lý đúng cách thông tin cá nhân và thông tin cá nhân đặc biệt của khách hàng, đối tác và nhân viên theo các chính sách sau đây.
Nhà trường tuân thủ “Luật My Number”, “Luật bảo vệ thông tin cá nhân” và các văn bản pháp luật liên quan khác, cũng như “Hướng dẫn xử lý đúng đắn thông tin cá nhân đặc biệt (phiên bản doanh nghiệp)” và các quy định nội bộ để đảm bảo xử lý đúng cách thông tin cá nhân và thông tin cá nhân đặc biệt.
Khi thu thập thông tin cá nhân trực tiếp từ khách hàng, đối tác hoặc nhân viên bằng văn bản, nhà trường sẽ thông báo rõ mục đích sử dụng. Trong các trường hợp khác, nhà trường cũng sẽ thông báo hoặc công bố mục đích sử dụng.
Nhà trường sẽ không sử dụng thông tin cá nhân của khách hàng, đối tác hoặc nhân viên vượt quá phạm vi cần thiết để đạt được mục đích sử dụng, trừ khi có sự đồng ý trước hoặc được pháp luật cho phép.
Nhà trường thực hiện các biện pháp cần thiết để ngăn ngừa rò rỉ, mất mát hoặc hư hỏng thông tin cá nhân và quản lý thông tin cá nhân của khách hàng, đối tác hoặc nhân viên một cách phù hợp.
Nhà trường giám sát đầy đủ nhân viên trong việc xử lý thông tin cá nhân, đồng thời khi ủy thác xử lý thông tin cá nhân cho bên thứ ba, cũng yêu cầu đơn vị ủy thác quản lý phù hợp thông tin cá nhân.
Nhà trường sẽ không cung cấp thông tin cá nhân của khách hàng, đối tác hoặc nhân viên cho bên thứ ba trừ khi có sự đồng ý trước (bao gồm cả trường hợp ủy thác trong phạm vi cần thiết để đạt mục đích sử dụng) hoặc được pháp luật cho phép.
Khi khách hàng, đối tác hoặc nhân viên yêu cầu thông báo mục đích sử dụng, công khai, chỉnh sửa hoặc ngừng sử dụng thông tin cá nhân của chính họ, nhà trường sẽ xác nhận danh tính người yêu cầu và xử lý theo đúng quy định pháp luật.
Nhà trường sử dụng thông tin cá nhân đặc biệt của đối tác trong phạm vi mục đích sau đây.
Thủ tục liên quan đến khấu trừ thuế tại nguồn
Thủ tục lập tờ khai giảm trừ gia cảnh, tờ khai giảm trừ bảo hiểm kiêm tờ khai giảm trừ thuế thu nhập đặc biệt cho vợ/chồng
Thủ tục lập báo cáo chi trả lương
Thủ tục lập thông báo thay đổi người nhận lương liên quan đến thu thuế đặc biệt
Thủ tục đăng ký chuyển sang thuế đặc biệt
Thủ tục lập bảng kê chi trả trợ cấp nghỉ việc
Thủ tục lập tờ khai thu nhập khi nghỉ việc
Thủ tục lập tờ khai liên quan đến tiết kiệm xây dựng nhà ở và tiết kiệm lương hưu tích luỹ
Thủ tục kê khai bảo hiểm y tế, lương hưu phúc lợi và lương hưu doanh nghiệp
Thủ tục kê khai hạng mục thứ ba của bảo hiểm hưu trí quốc gia
Thủ tục đăng ký và yêu cầu bảo hiểm y tế, lương hưu phúc lợi và lương hưu doanh nghiệp
Thủ tục kê khai bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm tai nạn lao động
Thủ tục đăng ký và yêu cầu bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm tai nạn lao động
Nhà trường sẽ không cung cấp thông tin cá nhân đặc biệt của đối tác hoặc nhân viên cho bên thứ ba nếu không được pháp luật cho phép.
Nhà trường thực hiện các biện pháp quản lý an toàn cần thiết và phù hợp để ngăn ngừa rò rỉ, mất mát và hư hỏng thông tin cá nhân và thông tin cá nhân đặc biệt.
Ngoài ra, nhà trường giám sát đầy đủ nhân viên và các đơn vị được ủy thác (bao gồm cả đơn vị tái ủy thác) trong việc xử lý thông tin cá nhân và thông tin cá nhân đặc biệt.
Nhà trường đã thiết lập “Quy tắc quản lý an toàn thông tin cá nhân và thông tin cá nhân đặc biệt”.
Nhà trường chỉ định người phụ trách xử lý thông tin cá nhân và thông tin cá nhân đặc biệt của khách hàng, đối tác hoặc nhân viên, đồng thời liên tục cải thiện và duy trì hệ thống quản lý an toàn đầy đủ.
